⚠️ Traducció automàtica, no vàlida com a document legal. El text oficial és la versió en anglès/català aprovada.
Què és aquest document
Els Estatuts defineixen l'estructura de l'associació i qui ostenta cada autoritat. Aquest document conté les normes pràctiques de funcionament diari que necessiten canviar a mesura que l'associació aprèn: imports en euros, exemples pràctics, procediments. La separació és deliberada (proposada per Prashant, 12 d'agost de 2026): modificar qualsevol cosa aquí requereix una majoria simple de l'Assemblea General (Estatuts, Article 11f), mentre que modificar els Estatuts requereix una majoria de dos terços i tornar a inscriure's al Registre d'Associacions.
Aquest document pot desenvolupar, però mai contradir, els Estatuts. Quan tots dos entrin en conflicte, prevalen els Estatuts.
Historial de revisions
(Registre intern del procés de redacció, mantingut en anglès. No forma part de la versió que es presentarà al registre.)
| Date | Section | Change |
|---|---|---|
| 2026-08-13 | All | First draft created from the 12 Aug Governance group review |
| 2026-08-13 | 2 | Collection channels decided: bank transfer, Bizum (once the bank supports it), cash with same-week Treasurer logging, and a board-approved payment platform |
| 2026-08-13 | 6 | Official channels policy added: new Keep Calm branded channels need prior board authorisation, a channel register is kept, the President or a board designate holds admin access to every official channel, and pre-existing channels are registered rather than penalised |
| 2026-08-13 | 7 (new) | Personal data and confidentiality: data collected only through authorised channels (no private member lists or exports), governance discussions confidential by default (no screenshots or forwards), breaches handled under the disciplinary regime |
| 2026-08-13 | 8 (new) | Conflicts of interest: declare and abstain; a Treasurer never approves their own payment request (other Treasurer or next band up); abstentions minuted |
| 2026-08-13 | 1 | Expenses (approval before spending, no receipt no reimbursement) and financial transparency (quarterly Treasurer summary to all members, any member may ask about any transaction) |
| 2026-08-13 | 7 | Photos and media: published only via official channels with consent, no posting other participants' images on personal accounts without consent, stricter rule wins vs keepcalm.fit/policies |
| 2026-08-15 | 9 (new) | Volunteers: register of volunteers (llibre de voluntaris) kept by the Secretaries, what counts as a volunteer role, onboarding via the existing role documents - backs the new Statutes Article 22f |
| 2026-08-17 | 8 | Conflicts of interest extended to the President on Large-band decisions (e.g. reimbursing costs the President covers personally, such as hosting/software) - remaining Treasurer + Secretary approve without them; recurring reimbursements run as a standing Article 26a authorisation, reviewed annually, not re-approved monthly |
| 2026-09-02 | 6 | Removed the "Official channels" subsection entirely - Daniel's explicit call. The board no longer authorises, registers, or holds admin access over community websites/social accounts/WhatsApp groups; the association's authority under Article 24a stays limited to money and to commitments made in its own name |
1. Imports d'autorització de pagaments (Estatuts, Article 26a)
Els Estatuts fixen qui aprova cada tram; aquest document fixa els imports en euros:
| Tram | Import | Aprovat per |
|---|---|---|
| Petit | fins a 10 € | una Tresoreria |
| Mitjà | més de 10 €, fins a 50 € | una Tresoreria i una Secretaria |
| Gran | més de 50 € | el President, una Tresoreria i una Secretaria |
Aquests són imports de partida (acordats com a tals, 12 d'agost de 2026); l'Assemblea els revisarà un cop es tingui experiència real sobre la freqüència de les sol·licituds.
Les aprovacions es registren al full de càlcul financer de l'associació (full de càlcul "Keep Calm Barcelona", pestanya Finances), que també recull el desglossament per activitat del compte bancari únic de l'associació. El procés complet de sol·licitud fins al pagament que segueix un Organitzador es troba al document d'Autoritat Pressupostària, que s'integrarà en aquest document un cop el grup hagi revisat tots dos.
Despeses i reemborsaments
- Obtén l'aprovació abans de gastar, seguint els trams anteriors. Els diners gastats sense aprovació prèvia no tenen garantit el reemborsament; la junta decideix aquests casos individualment.
- Sense rebut, no hi ha reemborsament. Una foto del rebut enviada a una Tresoreria és suficient; es registra juntament amb el pagament a la pestanya de Finances.
- Els reemborsaments segueixen els mateixos trams que qualsevol altre pagament.
Transparència financera
- Les Tresoreries comparteixen un breu resum financer amb tots els socis almenys una vegada al trimestre: saldo, ingressos i despeses des de l'últim resum, i la situació dels fons per activitat. N'hi ha prou amb un missatge al grup de socis amb les xifres clau; la idea és que ningú no hagi de preguntar per saber-ho.
- Qualsevol soci pot preguntar a les Tresoreries sobre qualsevol transacció i rep resposta en un termini raonable (l'Article 6f dels Estatuts atorga el dret subjacent a consultar els llibres).
2. Recaptació de diners (Estatuts, Article 24a)
Els diners només es poden recaptar en nom de l'associació a través de canals aprovats per la junta. Els canals aprovats són:
- Transferència bancària directa al compte bancari de l'associació.
- Bizum al compte de l'associació, un cop el banc de l'associació ho permeti (el suport i les comissions varien segons el banc; a confirmar quan s'obri el compte).
- Efectiu als esdeveniments, sempre que es lliuri a una Tresoreria i es registri a la pestanya de Finances en el termini d'una setmana des de la seva recaptació.
- Una plataforma de pagament aprovada per la junta (per exemple, Stripe o SumUp), si i quan la junta n'adopti una.
Ningú fora d'aquests canals -inclosos els Organitzadors i els membres de la junta actuant pel seu compte- pot recaptar diners en nom de l'associació.
3. Exemples disciplinaris (Estatuts, Article 9)
Els Estatuts defineixen tres nivells d'infracció; aquests exemples els il·lustren sense limitar-los:
- Lleu: presentar-se a una sessió i ignorar repetidament les instruccions de seguretat de l'Organitzador; comportament irrespectuós puntual envers un altre participant.
- Greu: el mateix comportament que continua després d'un avís; comportament que fa que un altre soci abandoni una activitat; ús indegut de dades de contacte de socis.
- Molt greu: assetjament o discriminació; violència o amenaces; frau o ús indegut de fons de l'associació; qualsevol comportament que posi en risc la seguretat d'altres persones.
4. Mediació - detall pràctic (Estatuts, Article 9a)
Els Estatuts estableixen el procediment de quatre passos. Punts pràctics:
- El membre neutral de la junta hauria de ser acordat per totes dues parts quan sigui possible; si no s'hi posen d'acord, el designa el President (o, si el President hi és implicat, ho fa la junta).
- La mediació és informal i busca una solució que totes dues parts acceptin; no és un procediment disciplinari i no genera cap sanció. Si la mediació fracassa i la conducta pogués constituir una infracció, el procediment de l'Article 9 s'aplica per separat.
5. Documents de càrrec de la junta (Estatuts, Articles 19-22)
Les descripcions detallades dels càrrecs formen part d'aquest Reglament de Règim Intern per referència:
- President: funcions i resum (
governance/roles/president/) - Secretaria: funcions i resum (
governance/roles/secretary/) - Tresoreria: funcions i resum (
governance/roles/treasurer/) - Vocal: funcions i resum (
governance/roles/vocal/)
Desenvolupen els Articles 19-22 dels Estatuts i no els poden contradir.
6. Ús del nom de l'associació (Estatuts, Article 24a)
Actuar, recaptar fons o assumir compromisos en nom de l'associació (o de Keep Calm) requereix l'autorització de la junta. Els Organitzadors que duen a terme les activitats habituals d'un grup de treball reconegut es consideren autoritzats per al funcionament diari d'aquell grup, dins del procés de despesa anterior.
Eliminat el 2 de setembre de 2026 (decisió explícita d'en Daniel): aquest apartat anteriorment exigia l'autorització de la junta per crear qualsevol lloc web, compte de xarxes socials o grup de missatgeria amb la marca Keep Calm, mantenia un registre de canals, i exigia que el President o una persona designada per la junta tingués accés d'administrador a cada canal -afegit el 13 d'agost arran del cas Luca-Strava, com a salvaguarda de continuïtat. L'autoritat de l'associació d'acord amb l'Article 24a ara es limita als diners i als compromisos assumits en el seu propi nom; els llocs web, comptes de xarxes socials i grups de missatgeria de la comunitat els gestionen íntegrament la comunitat i els seus Organitzadors, al marge de l'autoritat de la junta.
7. Dades personals i confidencialitat (Estatuts, Article 7e-f)
Recollida de dades personals
- Les dades personals (noms, correus electrònics, números de telèfon, adreces i similars) es recullen de socis i participants únicament a través de canals autoritzats per la junta: els formularis oficials d'inscripció, el registre de socis que porten les Secretaries, i el full de càlcul de finances/quotes que porten les Tresoreries.
- Ningú no crea el seu propi formulari, llista o base de dades amb informació de socis -ni els membres de la junta, ni els Organitzadors. Si una activitat necessita recollir alguna cosa nova, es consulta primer a la junta (el mateix procés àgil que els canals oficials de la secció 6).
- Es recull el mínim que realment requereix la finalitat. Les dades romanen en els sistemes autoritzats de l'associació: no es fan còpies personals, exportacions ni descàrregues de llistes de socis. Quan algú deixa un càrrec, se li retira l'accés i s'eliminen les còpies que pogués conservar.
Confidencialitat
- Les deliberacions de governança i de la junta són confidencials per defecte. Res d'elles -missatges, captures de pantalla, reenviaments, cites o gravacions- es comparteix fora del grup sense l'autorització de la junta o el consentiment de totes les persones implicades.
- Les dades personals de socis i participants mai no es comparteixen fora dels propis processos de l'associació sense el consentiment d'aquesta persona.
- Els incompliments es gestionen d'acord amb el règim disciplinari (Estatuts, Article 9); l'ús indegut de dades de contacte de socis ja figura entre els exemples greus de la secció 3.
- Les normes de cara a la comunitat sobre dades, fotos i contingut multimèdia són a keepcalm.fit/policies. Aquest apartat regeix com les persones dins de les estructures de l'associació gestionen allò a què tenen accés.
Fotos i contingut multimèdia
- Les fotos i vídeos de les activitats de l'associació es publiquen únicament a través dels canals oficials (secció 6), seguint el procés de consentiment de la comunitat: es pregunta a les persones, no es presuposa, i qualsevol pot optar per no aparèixer.
- Ningú no publica fotos d'altres participants, ni imatges reconeixibles d'ells, en comptes personals o no oficials sense el seu consentiment.
- Les normes completes sobre contingut multimèdia i consentiment són a keepcalm.fit/policies; quan aquestes i aquest apartat difereixin, s'aplica la norma més estricta.
8. Conflictes d'interès
- Un membre de la junta amb un interès personal en un assumpte que se sotmet a la junta -la seva pròpia sol·licitud de despesa, un acord que impliqui algú proper, un conflicte del qual sigui part- ho declara i s'absté d'aquella decisió.
- Sol·licitar fons per a una activitat que organitzes és el procés normal, no un conflicte; la norma entra en joc quan qui aprova i la persona interessada són la mateixa. En particular, una Tresoreria mai no aprova un pagament que ella mateixa hagi sol·licitat: passa a l'altra Tresoreria o, si no n'hi ha, puja al següent tram d'aprovació (secció 1).
- El mateix s'aplica al President en una decisió de tram Gran (Estatuts, Article 26a): si el President és la part interessada -per exemple, en reclamar el reemborsament de costos que assumeix personalment en nom de l'associació, com allotjament web o subscripcions de programari- ho declara i s'absté, i les altres autoritats del tram Gran (una Tresoreria i una Secretaria) aproven sense ell. Un reemborsament recurrent d'aquest tipus s'estableix com una autorització permanent de tram Gran d'acord amb l'Article 26a (compromisos financers recurrents), revisada per la junta almenys anualment, en lloc d'aprovar-se de nou cada mes -els mesos individuals es registren llavors com a despeses ordinàries amb rebut davant aquella aprovació permanent.
- Els conflictes declarats i les abstencions resultants es recullen a l'acta.
9. Voluntariat (Estatuts, Article 22f)
Els Estatuts exigeixen un registre de voluntaris (llibre de voluntaris, article 313-3 del Codi Civil de Catalunya); aquest apartat fixa les normes pràctiques.
- Qui compta: qualsevol persona amb un rol continuat i no remunerat en la gestió de les activitats de l'associació -Organitzadors, encarregats de reserves, moderadors i rols recurrents comparables. Simplement assistir, o ajudar puntualment una vegada (portar una xarxa, fer fotos), no converteix ningú en voluntari a efectes del registre.
- El registre: el porten les Secretaries juntament amb el registre de socis; el format digital és vàlid. Recull nom, contacte, càrrec/tasques, i dates d'inici i fi. Quan algú deixa un càrrec, es marca com a finalitzat, no s'elimina (el registre és un arxiu històric).
- Incorporació i expectatives: els documents de càrrec existents i els materials d'incorporació (guia de l'organitzador, resums, missatges de benvinguda) són les normes de voluntariat per a cada càrrec. Acceptar un càrrec inclou acceptar les normes de protecció de dades, confidencialitat, canals oficials i recaptació de diners de les seccions 2, 6 i 7 de l'associació, sigui o no soci el voluntari.
- Despeses: els voluntaris són reemborsats per les despeses aprovades a través del procés normal de la secció 1; el voluntariat en si mateix mai no es remunera.
Pendent d'integrar (direcció acordada, encara no realitzat)
La proposta d'en Prashant (12 d'agost) era que aquest document acabés absorbint TOTS els documents de funcionament diari en lloc de mantenir 10 documents separats. Candidats, pendents de revisió pel grup:
finances/budget-authority.md(el procés de sol·licitud de l'Organitzador i el seguiment de fons per activitat)- Els quatre documents de funcions/resum de càrrecs (actualment referenciats a la secció 5)
- Les normes de conducta i seguretat de la comunitat (actualment a keepcalm.fit/policies)