⚠️ Traducción automática, no válida como documento legal. El texto oficial es la versión en inglés/catalán aprobada.
Qué es este documento
Los Estatutos definen la estructura de la asociación y quién ostenta cada autoridad. Este documento contiene las normas prácticas de funcionamiento diario que necesitan cambiar a medida que la asociación aprende: importes en euros, ejemplos prácticos, procedimientos. La separación es deliberada (propuesta por Prashant, 12 de agosto de 2026): modificar cualquier cosa aquí requiere una mayoría simple de la Asamblea General (Estatutos, Artículo 11f), mientras que modificar los Estatutos requiere una mayoría de dos tercios y volver a inscribirse en el Registre d'Associacions.
Este documento puede desarrollar, pero nunca contradecir, los Estatutos. Cuando ambos entren en conflicto, prevalecen los Estatutos.
Historial de revisiones
(Registro interno del proceso de redacción, mantenido en inglés. No forma parte de la versión que se presentará al registro.)
| Date | Section | Change |
|---|---|---|
| 2026-08-13 | All | First draft created from the 12 Aug Governance group review |
| 2026-08-13 | 2 | Collection channels decided: bank transfer, Bizum (once the bank supports it), cash with same-week Treasurer logging, and a board-approved payment platform |
| 2026-08-13 | 6 | Official channels policy added: new Keep Calm branded channels need prior board authorisation, a channel register is kept, the President or a board designate holds admin access to every official channel, and pre-existing channels are registered rather than penalised |
| 2026-08-13 | 7 (new) | Personal data and confidentiality: data collected only through authorised channels (no private member lists or exports), governance discussions confidential by default (no screenshots or forwards), breaches handled under the disciplinary regime |
| 2026-08-13 | 8 (new) | Conflicts of interest: declare and abstain; a Treasurer never approves their own payment request (other Treasurer or next band up); abstentions minuted |
| 2026-08-13 | 1 | Expenses (approval before spending, no receipt no reimbursement) and financial transparency (quarterly Treasurer summary to all members, any member may ask about any transaction) |
| 2026-08-13 | 7 | Photos and media: published only via official channels with consent, no posting other participants' images on personal accounts without consent, stricter rule wins vs keepcalm.fit/policies |
| 2026-08-15 | 9 (new) | Volunteers: register of volunteers (llibre de voluntaris) kept by the Secretaries, what counts as a volunteer role, onboarding via the existing role documents - backs the new Statutes Article 22f |
| 2026-08-17 | 8 | Conflicts of interest extended to the President on Large-band decisions (e.g. reimbursing costs the President covers personally, such as hosting/software) - remaining Treasurer + Secretary approve without them; recurring reimbursements run as a standing Article 26a authorisation, reviewed annually, not re-approved monthly |
| 2026-09-02 | 6 | Removed the "Official channels" subsection entirely - Daniel's explicit call. The board no longer authorises, registers, or holds admin access over community websites/social accounts/WhatsApp groups; the association's authority under Article 24a stays limited to money and to commitments made in its own name |
1. Importes de autorización de pagos (Estatutos, Artículo 26a)
Los Estatutos fijan quién aprueba cada tramo; este documento fija los importes en euros:
| Tramo | Importe | Aprobado por |
|---|---|---|
| Pequeño | hasta 10 € | una Tesorería |
| Medio | más de 10 €, hasta 50 € | una Tesorería y una Secretaría |
| Grande | más de 50 € | el Presidente, una Tesorería y una Secretaría |
Estos son importes de partida (acordados como tales, 12 de agosto de 2026); la Asamblea los revisará una vez se tenga experiencia real sobre la frecuencia de las solicitudes.
Las aprobaciones se registran en la hoja de cálculo financiera de la asociación (hoja de cálculo "Keep Calm Barcelona", pestaña Finanzas), que también recoge el desglose por actividad de la cuenta bancaria única de la asociación. El proceso completo de solicitud hasta el pago que sigue un Organizador se encuentra en el documento de Autoridad Presupuestaria, que se integrará en este documento una vez el grupo haya revisado ambos.
Gastos y reembolsos
- Obtén la aprobación antes de gastar, siguiendo los tramos anteriores. El dinero gastado sin aprobación previa no tiene garantizado el reembolso; la junta decide esos casos individualmente.
- Sin recibo, no hay reembolso. Una foto del recibo enviada a una Tesorería es suficiente; se registra junto con el pago en la pestaña de Finanzas.
- Los reembolsos siguen los mismos tramos que cualquier otro pago.
Transparencia financiera
- Las Tesorerías comparten un breve resumen financiero con todos los socios al menos una vez al trimestre: saldo, ingresos y gastos desde el último resumen, y la situación de los fondos por actividad. Basta con un mensaje en el grupo de socios con las cifras clave; la idea es que nadie tenga que preguntar para saberlo.
- Cualquier socio puede preguntar a las Tesorerías sobre cualquier transacción y recibe respuesta en un plazo razonable (el Artículo 6f de los Estatutos otorga el derecho subyacente a consultar los libros).
2. Recaudación de dinero (Estatutos, Artículo 24a)
El dinero solo puede recaudarse en nombre de la asociación a través de canales aprobados por la junta. Los canales aprobados son:
- Transferencia bancaria directa a la cuenta bancaria de la asociación.
- Bizum a la cuenta de la asociación, una vez que el banco de la asociación lo permita (el soporte y las comisiones varían según el banco; a confirmar cuando se abra la cuenta).
- Efectivo en los eventos, siempre que se entregue a una Tesorería y se registre en la pestaña de Finanzas en el plazo de una semana desde su recaudación.
- Una plataforma de pago aprobada por la junta (por ejemplo, Stripe o SumUp), si y cuando la junta adopte una.
Nadie fuera de estos canales -incluidos los Organizadores y los miembros de la junta actuando por su cuenta- puede recaudar dinero en nombre de la asociación.
3. Ejemplos disciplinarios (Estatutos, Artículo 9)
Los Estatutos definen tres niveles de infracción; estos ejemplos los ilustran sin limitarlos:
- Leve: presentarse a una sesión e ignorar repetidamente las instrucciones de seguridad del Organizador; comportamiento irrespetuoso puntual hacia otro participante.
- Grave: el mismo comportamiento que continúa tras un aviso; comportamiento que hace que otro socio abandone una actividad; uso indebido de datos de contacto de socios.
- Muy grave: acoso o discriminación; violencia o amenazas; fraude o uso indebido de fondos de la asociación; cualquier comportamiento que ponga en riesgo la seguridad de otras personas.
4. Mediación - detalle práctico (Estatutos, Artículo 9a)
Los Estatutos establecen el procedimiento de cuatro pasos. Puntos prácticos:
- El miembro neutral de la junta debería ser acordado por ambas partes cuando sea posible; si no logran ponerse de acuerdo, lo designa el Presidente (o, si el Presidente está implicado, lo hace la junta).
- La mediación es informal y busca una solución que ambas partes acepten; no es un procedimiento disciplinario y no genera ninguna sanción. Si la mediación fracasa y la conducta pudiera constituir una infracción, el procedimiento del Artículo 9 se aplica por separado.
5. Documentos de cargo de la junta (Estatutos, Artículos 19-22)
Las descripciones detalladas de los cargos forman parte de este Reglamento de Régimen Interno por referencia:
- Presidente: funciones y resumen (
governance/roles/president/) - Secretaría: funciones y resumen (
governance/roles/secretary/) - Tesorería: funciones y resumen (
governance/roles/treasurer/) - Vocal: funciones y resumen (
governance/roles/vocal/)
Desarrollan los Artículos 19-22 de los Estatutos y no pueden contradecirlos.
6. Uso del nombre de la asociación (Estatutos, Artículo 24a)
Actuar, recaudar fondos o asumir compromisos en nombre de la asociación (o de Keep Calm) requiere la autorización de la junta. Los Organizadores que llevan a cabo las actividades habituales de un grupo de trabajo reconocido se consideran autorizados para el funcionamiento diario de ese grupo, dentro del proceso de gasto anterior.
Eliminado el 2 de septiembre de 2026 (decisión explícita de Daniel): este apartado anteriormente exigía la autorización de la junta para crear cualquier sitio web, cuenta de redes sociales o grupo de mensajería con la marca Keep Calm, mantenía un registro de canales, y exigía que el Presidente o una persona designada por la junta tuviera acceso de administrador a cada canal -añadido el 13 de agosto tras el caso Luca-Strava, como salvaguarda de continuidad. La autoridad de la asociación conforme al Artículo 24a ahora se limita al dinero y a los compromisos asumidos en su propio nombre; los sitios web, cuentas de redes sociales y grupos de mensajería de la comunidad los gestionan íntegramente la comunidad y sus Organizadores, al margen de la autoridad de la junta.
7. Datos personales y confidencialidad (Estatutos, Artículo 7e-f)
Recogida de datos personales
- Los datos personales (nombres, correos electrónicos, números de teléfono, direcciones y similares) se recogen de socios y participantes únicamente a través de canales autorizados por la junta: los formularios oficiales de inscripción, el registro de socios que llevan las Secretarías, y la hoja de cálculo de finanzas/cuotas que llevan las Tesorerías.
- Nadie crea su propio formulario, lista o base de datos con información de socios -ni los miembros de la junta, ni los Organizadores. Si una actividad necesita recoger algo nuevo, se consulta primero a la junta (el mismo proceso ágil que los canales oficiales de la sección 6).
- Se recoge el mínimo que realmente requiere la finalidad. Los datos permanecen en los sistemas autorizados de la asociación: no se hacen copias personales, exportaciones ni descargas de listas de socios. Cuando alguien deja un cargo, se le retira el acceso y se eliminan las copias que pudiera conservar.
Confidencialidad
- Las deliberaciones de gobernanza y de la junta son confidenciales por defecto. Nada de ellas -mensajes, capturas de pantalla, reenvíos, citas o grabaciones- se comparte fuera del grupo sin la autorización de la junta o el consentimiento de todas las personas implicadas.
- Los datos personales de socios y participantes nunca se comparten fuera de los propios procesos de la asociación sin el consentimiento de esa persona.
- Los incumplimientos se gestionan conforme al régimen disciplinario (Estatutos, Artículo 9); el uso indebido de datos de contacto de socios ya figura entre los ejemplos graves de la sección 3.
- Las normas de cara a la comunidad sobre datos, fotos y contenido multimedia están en keepcalm.fit/policies. Este apartado rige cómo las personas dentro de las estructuras de la asociación manejan aquello a lo que tienen acceso.
Fotos y contenido multimedia
- Las fotos y vídeos de las actividades de la asociación se publican únicamente a través de los canales oficiales (sección 6), siguiendo el proceso de consentimiento de la comunidad: se pregunta a las personas, no se presupone, y cualquiera puede optar por no aparecer.
- Nadie publica fotos de otros participantes, ni imágenes reconocibles de ellos, en cuentas personales o no oficiales sin su consentimiento.
- Las normas completas sobre contenido multimedia y consentimiento están en keepcalm.fit/policies; cuando estas y este apartado difieran, se aplica la norma más estricta.
8. Conflictos de interés
- Un miembro de la junta con un interés personal en un asunto que se somete a la junta -su propia solicitud de gasto, un acuerdo que implique a alguien cercano, un conflicto del que sea parte- lo declara y se abstiene de esa decisión.
- Solicitar fondos para una actividad que organizas es el proceso normal, no un conflicto; la norma entra en juego cuando quien aprueba y la persona interesada son la misma. En particular, una Tesorería nunca aprueba un pago que ella misma haya solicitado: pasa a la otra Tesorería o, en su defecto, sube al siguiente tramo de aprobación (sección 1).
- Lo mismo se aplica al Presidente en una decisión de tramo Grande (Estatutos, Artículo 26a): si el Presidente es la parte interesada -por ejemplo, al reclamar el reembolso de costes que asume personalmente en nombre de la asociación, como alojamiento web o suscripciones de software- lo declara y se abstiene, y las demás autoridades del tramo Grande (una Tesorería y una Secretaría) aprueban sin él. Un reembolso recurrente de este tipo se establece como una autorización permanente de tramo Grande conforme al Artículo 26a (compromisos financieros recurrentes), revisada por la junta al menos anualmente, en lugar de aprobarse de nuevo cada mes -los meses individuales se registran entonces como gastos ordinarios con recibo frente a esa aprobación permanente.
- Los conflictos declarados y las abstenciones resultantes se recogen en el acta.
9. Voluntariado (Estatutos, Artículo 22f)
Los Estatutos exigen un registro de voluntarios (llibre de voluntaris, artículo 313-3 del Código Civil de Cataluña); este apartado fija las normas prácticas.
- Quién cuenta: cualquier persona con un rol continuado y no remunerado en la gestión de las actividades de la asociación -Organizadores, encargados de reservas, moderadores y roles recurrentes comparables. Simplemente asistir, o ayudar puntualmente una vez (llevar una red, hacer fotos), no convierte a alguien en voluntario a efectos del registro.
- El registro: lo llevan las Secretarías junto con el registro de socios; el formato digital es válido. Recoge nombre, contacto, cargo/tareas, y fechas de inicio y fin. Cuando alguien deja un cargo, se marca como finalizado, no se elimina (el registro es un archivo histórico).
- Incorporación y expectativas: los documentos de cargo existentes y los materiales de incorporación (guía del organizador, resúmenes, mensajes de bienvenida) son las normas de voluntariado para cada cargo. Aceptar un cargo incluye aceptar las normas de protección de datos, confidencialidad, canales oficiales y recaudación de dinero de las secciones 2, 6 y 7 de la asociación, sea o no socio el voluntario.
- Gastos: los voluntarios son reembolsados por los gastos aprobados a través del proceso normal de la sección 1; el voluntariado en sí nunca se remunera.
Pendiente de integrar (dirección acordada, aún no realizado)
La propuesta de Prashant (12 de agosto) era que este documento acabara absorbiendo TODOS los documentos de funcionamiento diario en lugar de mantener 10 documentos separados. Candidatos, pendientes de revisión por el grupo:
finances/budget-authority.md(el proceso de solicitud del Organizador y el seguimiento de fondos por actividad)- Los cuatro documentos de funciones/resumen de cargos (actualmente referenciados en la sección 5)
- Las normas de conducta y seguridad de la comunidad (actualmente en keepcalm.fit/policies)