Aquesta és una traducció produïda per IA de l'original en anglès, oferta per comoditat; no ha rebut una revisió humana independent. Nota: els missatges d'exemple llestos per copiar i enganxar s'han deixat en anglès, ja que Keep Calm funciona en anglès com a comunitat i aquests missatges estan pensats per publicar-se tal qual.
Guia d'Organitzadors/es
El manual per portar un esport a Keep Calm. Tant si t'encarregues d'un ja existent com si en comences un de nou.
El Compromís
Totes les persones que organitzen són voluntàries que ho fan en el seu temps lliure - les xifres de sota són una guia orientativa, no un objectiu a complir.
- Temps: normalment 1-3 hores per setmana segons l'esport
- Constància: idealment el teu esport queda cobert la majoria de setmanes, entre tu i les teves companyes/companys organitzadors, o algú de reserva
- Comunicació: respondre a WhatsApp quan puguis, especialment els dies d'esdeveniment
- Treball en equip: portar-te bé amb les teves companyes/companys organitzadors i admins, i respectar les seves decisions, fins i tot les que tu hauries pres de manera diferent
Reps reconeixement, veu en com funciona el teu esport, i la satisfacció de fer que passi - a més d'una manera genuïnament agradable de conèixer gent estupenda a Barcelona. No reps remuneració ni exempció de les normes de la comunitat. Vegeu Aliances i Reciprocitat per a més detalls.
El Cicle Setmanal
Cada esport segueix un ritme semblant:
| Pas | Tasca |
|---|---|
| 1a | Publicar un text breu sobre la propera sessió |
| 1b | Publicar un Esdeveniment de WhatsApp perquè la gent confirmi Hi vaig/Potser/No hi vaig |
| 2 | Vigilar les respostes, respondre preguntes |
| 3 | Tancar l'enquesta, organitzar partits/grups/equips |
| 4 | Publicar els detalls finals, confirmar amb qui reserva |
| 5 | Dia de l'esdeveniment - estar disponible, gestionar incidències |
| 6 | Fer seguiment de les absències, agrair a qui hagi ajudat, anotar millores |
Consells:
- Publica a hores constants cada setmana
- Fixa els missatges importants
- Fes servir @everyone amb moderació - reserva'l per a anuncis clau
- Alguns dels nostres grups tenen més de 1.000 persones - mantén els missatges d'esdeveniment breus i concisos, per respecte al feed de tothom, no un mur de text
- Comença amb el text breu (què, quan, on, en un parell de línies), i després publica l'Esdeveniment amb la funció integrada de WhatsApp Crear Esdeveniment perquè hi hagi un únic lloc clar on confirmar - no demanis confirmacions en respostes de text lliure escampades pel xat. Vegeu Com organitzar un esdeveniment, pas 2 per saber com crear-ne un.
- Blurb + Event és el format complet, no el primer pas d'una cosa més llarga. Un cop publicat l'Esdeveniment, és allà on viuen les confirmacions - no el segueixis amb una enquesta a part, ni amb un missatge de "confirma aquí sota", ni amb un segon Esdeveniment per a la mateixa sessió. Apilar formats d'anunci un sobre l'altre confon qui hi assisteix i crea llocs duplicats i contradictoris on confirmar.
Responsable Únic i Suport
- Un esdeveniment, una persona responsable. Qui publica un esdeveniment pren les decisions de logística per a ell - local, horari, cancel·lacions. Si veus alguna cosa que cal canviar en l'esdeveniment d'una altra persona, proposa-l'hi a ella en lloc de publicar la teva pròpia actualització o correcció - dues persones publicant informació diferent sobre el mateix esdeveniment es llegeix com una contradicció per a tot el grup, encara que totes dues tinguin bona intenció. Si és urgent i no pots contactar amb qui organitza, planteja-ho a Keep Calm Organisers en lloc d'actuar pel teu compte al grup principal.
- No portis un esdeveniment tu sol/a, sobretot si hi ha diners de per mig. Busca algú que coorganitzi amb tu. Un repartiment senzill de "persona dels diners / persona de la logística" funciona bé: una persona persegueix els pagaments, l'altra s'encarrega dels detalls del dia. Reparteix la feina a la meitat i evita que una sola persona es quedi perseguint sola una llista llarga de gent per cobrar - vegeu Gestionar els diners per a la part de cobrament de pagaments.
Registrar l'Assistència
Si organitzes un esdeveniment (una sessió habitual o una cosa puntual), anota aproximadament qui ha vingut i informa-ho perquè es pugui afegir al registre d'activitat de la comunitat.
- Un recompte n'hi ha prou com a mínim, amb noms si els tens a mà - les respostes de l'enquesta o del formulari d'inscripció solen cobrir-ho
- Publica-ho després al grup Keep Calm Organisers perquè es pugui registrar
- No cal que sigui formal: "12 persones, sobretot habituals, més la Maria i en Tom provant-ho per primera vegada" és suficient
- Això és el que sustenta el llistó d'activitat continuada de Core i l'elegibilitat per a Governance - sense això, ningú pot rebre crèdit real per haver vingut
Organitzar els Partits
Per a esports que necessiten formar equips (pàdel, tennis, vòlei):
- Anota els resultats de l'enquesta
- Agrupa els jugadors per preferència horària
- Equilibra per nivell dins de cada grup
- Assigna algú que reservi cada pista
- Publica les assignacions amb claredat
Gestionar Qui Reserva
Digues a les persones que reserven que:
- Reservin dins de les poques hores següents a l'assignació
- Comparteixin l'enllaç amb tots els jugadors (fes servir "Compartir externament" a Playtomic)
- T'avisin si algú no s'ha unit o no ha pagat
Gestionar Problemes
Absències sense avís:
- Comprova si van avisar
- Si no: missatge privat preguntant què ha passat
- Si es converteix en un patró: aplica el sistema d'avisos
Cancel·lacions d'última hora:
- Publica al grup demanant un reemplaçament
- Revisa les reserves o la llista d'espera
- Si no hi ha reemplaçament: redistribueix els jugadors o cancel·la la pista
Meteorologia:
- Comprova la política de cancel·lació del local
- Comunica amb claredat - els partits continuen llevat que es cancel·lin oficialment
- Consulta les polítiques de pluja específiques de cada esport
Conflictes:
- No prenguis partit públicament
- Parla amb les persones en privat
- Escala a altres persones organitzadores si és greu
- Vegeu Conducta de la Comunitat
Menors de 18 anys:
- Keep Calm és una comunitat només per a adults - tothom que participi ha de tenir 18 anys o més
- Si creus raonablement que algú és menor d'edat, demana-li que confirmi la seva edat
- No deixis participar qui no ho pugui confirmar - sense excepcions, ni tan sols per a menors acompanyats
- Vegeu Seguretat i Responsabilitat
Incorporar Membres Nous
Quan algú nou s'uneix, envia un missatge de benvinguda:
Hi [Name], welcome to Keep Calm [Sport]!
Quick start:
1. Watch for the poll on [day]
2. Vote if you can make it
3. Check the games post for your assignment
4. Show up and have fun!
Let me know your experience level so we can match you well.
Questions? Just ask.
A la seva primera sessió: presenta'l/la a altres persones, empareixa'l/la amb algú habitual i proper, i comprova com li ha anat després.
Quan No Puguis Assistir
- Avisa la teva coorganitzadora/coorganitzador com més aviat millor
- Delega tasques concretes per a aquella setmana
- Mantén-te disponible per telèfon per a emergències
Deixar el Càrrec
Avisa amb la màxima antelació possible (idealment 2-4 setmanes) i:
- Documenta el teu procés setmanal pas a pas
- Comparteix qualsevol credencial d'accés de manera segura
- Transfereix els contactes del local i els procediments de reserva
- Traspassa els registres de jugadors i el recompte d'avisos
- Presenta la teva substituta/el teu substitut als jugadors habituals
- Deixa que t'acompanyi durant 1-2 setmanes
- Actualitza els permisos d'admin de WhatsApp
- Anuncia el canvi al grup
Començar un Esport Nou
Abans de proposar alguna cosa nova, tingues respostes per a:
- Quina és l'activitat i quan es faria?
- On (opcions de local) i quin és el cost?
- Hi ha demanda?
- Et pots comprometre a portar-la durant 3-6 mesos?
Regla general per funcionar com a subgrup propi: una activitat recurrent (3 o més vegades al mes) amb una persona responsable identificada funciona com el seu propi subgrup - grup de WhatsApp propi, automatització pròpia quan sigui útil (així és com ja funcionen Hiking i Climbing). Qualsevol activitat menys freqüent, o sense una persona responsable clara, es queda amb el format estàndard de Blurb + Event al grup principal de Keep Calm - això no és un estatus inferior, és simplement el que manté les coses senzilles fins que una activitat es fa amb prou freqüència per justificar el seu propi espai.
Parla la teva proposta amb les altres persones organitzadores. Per convertir-se en un grup de treball reconegut de l'associació, amb accés als fons de l'associació, després passa a la Junta, que decideix a la seva següent reunió i ho comunica a la següent Assemblea General (estatuts, Article 22a). Si s'aprova:
- Anuncia-ho al grup principal de Keep Calm
- Crea un grup de WhatsApp
- Fixa una data per a la primera sessió
- Confirma el local i el material
- Planifica una primera sessió apta per a principiants
Documents Relacionats
- Descripció de Rols - Definicions de rols
- Qui Fa Què (RACI) - Mapa de responsabilitats, incloent l'automatitzat
- Incorporació d'Organitzadors/es - El paquet d'expectatives per incorporar una nova persona organitzadora
- Fitxes informatives d'organitzador per esport -
<esport>/organiser-one-pager.md, la versió d'una pàgina d'aquesta guia per a cada esport - Normes de l'Esdeveniment - Polítiques de participació
- Conducta de la Comunitat - Conducta i resolució de conflictes
- Organitzadors/es - Persones organitzadores actuals