Esta es una traducción producida por IA del original en inglés, ofrecida por comodidad; no ha recibido una revisión humana independiente. Nota: los mensajes de ejemplo listos para copiar y pegar se han dejado en inglés, ya que Keep Calm funciona en inglés como comunidad y esos mensajes están pensados para publicarse tal cual.
Guía de Organizadores/as
El manual para llevar un deporte en Keep Calm. Tanto si te haces cargo de uno existente como si empiezas algo nuevo.
El Compromiso
Todas las personas que organizan son voluntarias que lo hacen en su tiempo libre - las cifras de abajo son una guía orientativa, no un objetivo que cumplir.
- Tiempo: normalmente 1-3 horas por semana según el deporte
- Constancia: idealmente tu deporte queda cubierto la mayoría de semanas, entre tú y tus compañeras/os organizadores, o alguien de reserva
- Comunicación: responder en WhatsApp cuando puedas, especialmente en los días de evento
- Trabajo en equipo: llevarte bien con tus compañeras/os organizadores y admins, y respetar sus decisiones, incluso las que tú habrías tomado de otra forma
Recibes reconocimiento, voz en cómo funciona tu deporte, y la satisfacción de hacer que pase - además de una forma genuinamente agradable de conocer a gente estupenda en Barcelona. No recibes remuneración ni exención de las normas de la comunidad. Ver Alianzas y Reciprocidad para más detalles.
El Ciclo Semanal
Cada deporte sigue un ritmo parecido:
| Paso | Tarea |
|---|---|
| 1a | Publicar un texto breve sobre la próxima sesión |
| 1b | Publicar un Evento de WhatsApp para que la gente confirme Voy/Puede/No voy |
| 2 | Vigilar las respuestas, responder preguntas |
| 3 | Cerrar la encuesta, organizar partidos/grupos/equipos |
| 4 | Publicar los detalles finales, confirmar con quienes reservan |
| 5 | Día del evento - estar disponible, gestionar incidencias |
| 6 | Hacer seguimiento de ausencias, agradecer a quien haya ayudado, anotar mejoras |
Consejos:
- Publica a horas constantes cada semana
- Fija los mensajes importantes
- Usa @everyone con moderación - resérvalo para anuncios clave
- Algunos de nuestros grupos tienen más de 1.000 personas - mantén los mensajes de evento breves y concisos, por respeto al feed de todo el mundo, no un muro de texto
- Empieza con el texto breve (qué, cuándo, dónde, en un par de líneas), y después publica el Evento con la función integrada de WhatsApp Crear Evento para que haya un único sitio claro donde confirmar - no pidas confirmaciones en respuestas de texto libre repartidas por el chat. Ver Cómo organizar un evento, paso 2 para cómo crear uno.
- Blurb + Event es el formato completo, no el primer paso de algo más largo. Una vez publicado el Evento, ahí es donde viven las confirmaciones - no lo sigas con una encuesta aparte, ni con un mensaje de "confirma aquí abajo", ni con un segundo Evento para la misma sesión. Apilar formatos de anuncio unos sobre otros confunde a quienes asisten y crea sitios duplicados y contradictorios donde confirmar.
Responsable Único y Apoyo
- Un evento, una persona responsable. Quien publica un evento toma las decisiones de logística para él - local, horario, cancelaciones. Si ves algo que hay que cambiar en el evento de otra persona, propónselo a ella en vez de publicar tu propia actualización o corrección - dos personas publicando información distinta sobre el mismo evento se lee como una contradicción para todo el grupo, aunque las dos tengan buena intención. Si es urgente y no puedes contactar con quien organiza, plantéalo en Keep Calm Organisers en vez de actuar por tu cuenta en el grupo principal.
- No lleves un evento tú solo/a, sobre todo si hay dinero de por medio. Busca a alguien que co-organice contigo. Un reparto sencillo de "persona del dinero / persona de la logística" funciona bien: una persona persigue los pagos, la otra se encarga de los detalles del día. Reparte el trabajo a la mitad y evita que una sola persona se quede persiguiendo sola a una lista larga de gente para cobrar - ver Gestionar el dinero para la parte de cobro de pagos.
Registrar la Asistencia
Si organizas un evento (una sesión habitual o algo puntual), anota más o menos quién ha venido e infórmalo para que se pueda añadir al registro de actividad de la comunidad.
- Un recuento basta como mínimo, con nombres si los tienes a mano - las respuestas de la encuesta o el formulario de inscripción suelen cubrir esto
- Publícalo después en el grupo Keep Calm Organisers para que se pueda registrar
- No hace falta que sea formal: "12 personas, sobre todo habituales, más Maria y Tom probándolo por primera vez" es suficiente
- Esto es lo que respalda el listón de actividad continuada de Core y la elegibilidad para Governance - sin ello, nadie puede recibir crédito real por haber venido
Organizar los Partidos
Para deportes que necesitan formar equipos (pádel, tenis, vóley):
- Anota los resultados de la encuesta
- Agrupa a los jugadores por preferencia horaria
- Equilibra por nivel dentro de cada grupo
- Asigna a alguien que reserve cada pista
- Publica las asignaciones con claridad
Gestionar a Quien Reserva
Diles a las personas que reservan que:
- Reserven dentro de las pocas horas siguientes a la asignación
- Compartan el enlace con todos los jugadores (usa "Compartir externamente" en Playtomic)
- Te avisen si alguien no se ha unido o no ha pagado
Gestionar Problemas
Ausencias sin aviso:
- Comprueba si avisaron
- Si no: mensaje privado preguntando qué pasó
- Si se convierte en algo habitual: aplica el sistema de avisos
Cancelaciones de última hora:
- Publica en el grupo pidiendo un reemplazo
- Revisa las reservas o la lista de espera
- Si no hay reemplazo: redistribuye a los jugadores o cancela la pista
Meteorología:
- Comprueba la política de cancelación del local
- Comunica con claridad - los partidos siguen adelante salvo que se cancelen oficialmente
- Consulta las políticas de lluvia específicas de cada deporte
Conflictos:
- No tomes partido públicamente
- Habla con las personas en privado
- Escala a otras personas organizadoras si es grave
- Ver Conducta de la Comunidad
Menores de 18 años:
- Keep Calm es una comunidad solo para adultos - todo el mundo que participe debe tener 18 años o más
- Si crees razonablemente que alguien es menor de edad, pídele que confirme su edad
- No dejes participar a quien no pueda confirmarlo - sin excepciones, ni siquiera para menores acompañados
- Ver Seguridad y Responsabilidad
Incorporar a Nuevos Miembros
Cuando alguien nuevo se une, envía un mensaje de bienvenida:
Hi [Name], welcome to Keep Calm [Sport]!
Quick start:
1. Watch for the poll on [day]
2. Vote if you can make it
3. Check the games post for your assignment
4. Show up and have fun!
Let me know your experience level so we can match you well.
Questions? Just ask.
En su primera sesión: preséntale a otras personas, empareja con alguien habitual y cercano, y comprueba cómo le fue después.
Cuando No Puedas Asistir
- Avisa a tu co-organizador/a lo antes posible
- Delega tareas concretas para esa semana
- Mantente disponible por teléfono para emergencias
Dejar el Cargo
Avisa con la mayor antelación posible (idealmente 2-4 semanas) y:
- Documenta tu proceso semanal paso a paso
- Comparte cualquier credencial de acceso de forma segura
- Transfiere los contactos del local y los procedimientos de reserva
- Traspasa los registros de jugadores y el recuento de avisos
- Presenta a tu sustituto/a a los jugadores habituales
- Deja que te acompañe durante 1-2 semanas
- Actualiza los permisos de admin de WhatsApp
- Anuncia el cambio al grupo
Empezar un Deporte Nuevo
Antes de proponer algo nuevo, ten respuestas para:
- ¿Cuál es la actividad y cuándo se haría?
- ¿Dónde (opciones de local) y cuál es el coste?
- ¿Hay demanda?
- ¿Puedes comprometerte a llevarla durante 3-6 meses?
Regla general para funcionar como tu propio subgrupo: una actividad recurrente (3 o más veces al mes) con una persona responsable identificada funciona como su propio subgrupo - grupo de WhatsApp propio, automatización propia donde sea útil (así es como ya funcionan Hiking y Climbing). Cualquier actividad menos frecuente, o sin una persona responsable clara, se queda con el formato estándar de Blurb + Event en el grupo principal de Keep Calm - eso no es un estatus inferior, es simplemente lo que mantiene las cosas simples hasta que una actividad se celebra con suficiente frecuencia para justificar su propio espacio.
Habla tu propuesta con las demás personas organizadoras. Para convertirse en un grupo de trabajo reconocido de la asociación, con acceso a los fondos de la asociación, luego pasa a la Junta, que decide en su siguiente reunión y lo comunica a la siguiente Asamblea General (estatutos, Artículo 22a). Si se aprueba:
- Anúncialo en el grupo principal de Keep Calm
- Crea un grupo de WhatsApp
- Fija una fecha para la primera sesión
- Confirma el local y el material
- Planifica una primera sesión apta para principiantes
Documentos Relacionados
- Descripción de Roles - Definiciones de roles
- Quién Hace Qué (RACI) - Mapa de responsabilidades, incluyendo lo automatizado
- Incorporación de Organizadores/as - El paquete de expectativas para incorporar a una nueva persona organizadora
- Hojas informativas de organizador por deporte -
<deporte>/organiser-one-pager.md, la versión de una página de esta guía para cada deporte - Normas del Evento - Políticas de participación
- Conducta de la Comunidad - Conducta y resolución de conflictos
- Organizadores/as - Personas organizadoras actuales