Aquesta és una traducció produïda per IA de l'original en anglès, oferta per comoditat; no ha rebut una revisió humana independent.

Secretaria - Funcions

Font legal: estatuts.md Article 20 (rol), Article 5 (administració de socis), Article 26a (trams d'aprovació de pagaments), Article 22f (registre de voluntaris), més budget-authority.md (el procés de sol·licitud de les persones Organitzadores). Dues Secretaries ocupen aquest rol conjuntament - qualsevol pot actuar sola. Actualment Nadia i Prashant.

Què és el rol

La Secretaria és qui porta els registres de l'associació: actes, registre de socis, registre de voluntaris, documents, certificats. També és la segona persona que aprova els pagaments mitjans (més de 10 €, fins a 50 €) juntament amb una Tresoreria, i una de les tres persones que aproven, juntament amb la Presidència i una Tresoreria, els pagaments grans per sobre de 50 € (Article 26a; els valors en euros són al Reglament de Règim Intern).

Anual

• Preparar i arxivar l'acta de l'Assemblea Ordinària Anual (llibre d'actes).
• Conciliar i actualitzar el registre de socis (llibre de socis) - confirmar qui segueix sent soci efectiu, registrar qui s'hagi donat d'alta o de baixa durant l'any.
• Deixar constància al llibre d'actes de l'aprovació dels comptes anuals per part de l'Assemblea - els comptes en si els signen la Presidència i la Tresoreria; el que legalment importa és el registre de l'aprovació que fa la Secretaria.

Trimestral

• Prendre i arxivar l'acta de cada reunió de la Junta.

Mensual

• Tramitar les sol·licituds de socis rebudes des de l'última reunió de la Junta - entra la petició per escrit, es decideix a la següent reunió de la Junta o mitjançant el procediment escrit de l'Article 18, es comunica el resultat a la següent Assemblea (Article 5).
• Emetre els certificats que l'associació necessiti (per exemple, un justificant d'inscripció per a un local o un banc).

Setmanal / dia a dia

• Aprovar pagaments mitjans (més de 10 €, fins a 50 €) juntament amb una Tresoreria un cop una persona Organitzadora ho hagi sol·licitat; els pagaments grans (per sobre de 50 €) també necessiten la Presidència (Article 26a - un únic esquema d'aprovació per aprovar i moure els diners, valors fixats al Reglament de Règim Intern). N'hi ha prou amb una aprovació registrada: el propi flux d'aprovació del banc, o un registre escrit o electrònic que mantinguin les Tresoreries (correu electrònic o WhatsApp és suficient). No cal signatura física.
• Mantenir actualitzat el registre de voluntaris (llibre de voluntaris) juntament amb el registre de socis (Estatuts Article 22f; Reglament de Règim Intern secció 9).
• Mantenir ordenats i accessibles els documents de l'associació (estatuts, acta fundacional, correspondència).

Segons calgui

• Organitzar una traducció al castellà o català de les actes quan calgui per a tràmits o un altre ús oficial, conservada juntament amb l'original en anglès (Article 4a - la traducció automàtica és suficient). L'anglès és la versió amb autoritat, així que això no és una tasca trimestral fixa.

Notes

• Qualsevol de les dues Secretaries pot actuar sola amb plena autoritat per al rol - la titularitat conjunta és per repartir la càrrega i donar continuïtat, no una exigència que totes dues signin cada acte (Article 15).
• Mandat d'un any, sense retribució, reelegible (Article 16).