Esta es una traducción producida por IA del original en inglés, ofrecida por comodidad; no ha recibido una revisión humana independiente.

Secretaría - Funciones

Fuente legal: estatuts.md Artículo 20 (rol), Artículo 5 (administración de socios), Artículo 26a (tramos de aprobación de pagos), Artículo 22f (registro de voluntarios), más budget-authority.md (el proceso de solicitud de las personas Organizadoras). Dos Secretarías ocupan este rol conjuntamente - cualquiera puede actuar sola. Actualmente Nadia y Prashant.

Qué es el rol

La Secretaría es quien lleva los registros de la asociación: actas, registro de socios, registro de voluntarios, documentos, certificados. También es la segunda persona que aprueba los pagos medianos (más de 10 €, hasta 50 €) junto con una Tesorería, y una de las tres personas que aprueban, junto con la Presidencia y una Tesorería, los pagos grandes por encima de 50 € (Artículo 26a; los valores en euros están en el Reglamento de Régimen Interno).

Anual

• Preparar y archivar el acta de la Asamblea Ordinaria Anual (llibre d'actes).
• Conciliar y actualizar el registro de socios (llibre de socis) - confirmar quién sigue siendo socio efectivo, registrar a quien se haya dado de alta o de baja durante el año.
• Dejar constancia en el llibre d'actes de la aprobación de las cuentas anuales por la Asamblea - las cuentas en sí las firman la Presidencia y la Tesorería; lo que legalmente importa es el registro de la aprobación que hace la Secretaría.

Trimestral

• Tomar y archivar el acta de cada reunión de la Junta.

Mensual

• Tramitar las solicitudes de socios recibidas desde la última reunión de la Junta - entra la petición por escrito, se decide en la siguiente reunión de la Junta o mediante el procedimiento escrito del Artículo 18, se comunica el resultado a la siguiente Asamblea (Artículo 5).
• Emitir los certificados que la asociación necesite (por ejemplo, un justificante de inscripción para un local o un banco).

Semanal / día a día

• Aprobar pagos medianos (más de 10 €, hasta 50 €) junto con una Tesorería una vez que una persona Organizadora lo haya solicitado; los pagos grandes (por encima de 50 €) también necesitan a la Presidencia (Artículo 26a - un único esquema de aprobación para aprobar y mover el dinero, valores fijados en el Reglamento de Régimen Interno). Basta con una aprobación registrada: el propio flujo de aprobación del banco, o un registro escrito o electrónico que mantengan las Tesorerías (correo electrónico o WhatsApp está bien). No se necesita firma física.
• Mantener actualizado el registro de voluntarios (llibre de voluntaris) junto con el registro de socios (Estatutos Artículo 22f; Reglamento de Régimen Interno sección 9).
• Mantener ordenados y accesibles los documentos de la asociación (estatutos, acta fundacional, correspondencia).

Según se necesite

• Organizar una traducción al catalán o español de las actas cuando sea necesaria para trámites u otro uso oficial, conservada junto al original en inglés (Artículo 4a - la traducción automática es suficiente). El inglés es la versión con autoridad, así que esto no es una tarea trimestral fija.

Notas

• Cualquiera de las dos Secretarías puede actuar sola con plena autoridad para el rol - la titularidad conjunta es para repartir la carga y dar continuidad, no una exigencia de que ambas firmen cada acto (Artículo 15).
• Mandato de un año, sin remuneración, reelegible (Artículo 16).