Darrera actualització 28 d’agost del 2026

Aquesta és una traducció produïda per IA de l'original en anglès, oferta per comoditat; no ha rebut una revisió humana independent. Nota: els missatges d'exemple llestos per copiar i enganxar s'han deixat en anglès, ja que Keep Calm funciona en anglès com a comunitat i aquests missatges estan pensats per publicar-se tal qual.

Com Organitzar un Esdeveniment de Keep Calm

Un esquema pas a pas per portar un esdeveniment de Keep Calm des de zero, sense necessitat que un admin ho faci per tu. Si estàs assumint el rol d'Organitzador/a per a un esdeveniment puntual (social, prova d'un esport, excursió, etc.), aquest és el teu manual. Portes en canvi un esport setmanal recurrent? Vegeu la Guia d'Organitzadors/es.

Qui pot organitzar

Qualsevol a Keep Calm Core o Ajudants pot organitzar un esdeveniment. No cal ser admin de cap grup de WhatsApp per fer-ho - vegeu el pas de fixar el missatge més avall per saber què fer si no ho ets.

Encara no ets en cap dels dos grups? Incorporació d'Ajudants és la manera més fàcil d'entrar-hi - una petició puntual, sense compromís continuat, i les persones organitzadores ja existents estan encantades de coorganitzar el teu primer esdeveniment amb tu si prefereixes no fer-ho en solitari.

1. Abans de publicar res

Tria activitat, data, hora i ubicació.
Consulta amb els admins a Keep Calm Organisers abans de publicar enlloc més. És tasca dels admins comprovar la teva data/hora proposada contra tot el que ja està planejat i avisar de qualsevol xoc - no confiïs a detectar tu mateix/a un conflicte. Aquest també és un bon moment per veure si algú vol ajudar o coorganitzar. Organitzar en solitari és més difícil del que caldria.
Decideix si això necessita un límit de places o pagament (per exemple, reserva de pista, local amb entrada). Si és així, necessitaràs un formulari de Google o similar per a inscripcions (vegeu hiking/planning.md pas 6 per a una plantilla). Si no, un Esdeveniment de WhatsApp normal amb confirmació de "Hi vaig" és suficient, sense necessitat de formulari.
No et sobrecarreguis, i digues-ho des del principi. Calcula aproximadament quant del teu propi temps portarà això realment (planificació, seguiment de confirmacions, gestió el mateix dia) abans de comprometre-t'hi, i busca algú que coorganitzi amb tu en lloc d'estirar-te massa. Fes el mateix amb les persones assistents: indica el cost aproximat per persona, encara que sigui una estimació, al teu primer missatge - no deixis que la gent s'apunti assumint que és gratis i s'assabenti del contrari més tard.

2. Crear l'Esdeveniment de WhatsApp

Fes servir la funció integrada de WhatsApp Crear Esdeveniment (al grup corresponent: nom del grup -> la icona +/adjuntar o informació del grup -> Crear Esdeveniment). Omple:

Nom de l'esdeveniment - curt i clar, per exemple "Vòlei Platja de Diumenge". Aquesta és la línia que apareix a la vista prèvia del missatge fixat a la part superior del xat, així que ha de tenir sentit per si sola, sense més context: inclou l'activitat i el dia/data, no confiïs que la gent obri la publicació completa per entendre de què es tracta.
Data i Hora d'inici
Ubicació - un enllaç de mapa fixat si no és òbvia
Descripció - què esperar, què portar, el cost si n'hi ha, i un enllaç al formulari d'inscripció si en fas servir un
Foto - adjunta sempre una. Idealment una foto real d'una edició anterior d'aquesta activitat (la prova social de gent passant-s'ho bé de debò guanya sempre a un gràfic genèric o una imatge d'stock).

Vegeu social/annual_celebration/whatsapp_event.md per a un exemple ja emplenat.

Si no pots crear un Esdeveniment (alguns grups restringeixen això als admins), publica els mateixos detalls com a missatge normal, o demana a Keep Calm Organisers que un admin el creï per tu i t'afegeixi com a coamfitrió/ona si WhatsApp ho permet per a aquest grup. Si publiques com a missatge normal, s'aplica la mateixa regla: la primera línia és el que apareix a la vista prèvia del missatge fixat, així que comença amb la versió clara i independent del nom de l'esdeveniment, no amb una salutació o un "hola a tothom".

3. On publicar-ho

Publica al grup principal de l'activitat (vegeu whatsapp-groups.md per a la llista completa).
Publica'l també a Keep Calm Social si està obert a tota la comunitat i no només a les persones habituals d'una activitat.
No publiquis el mateix esdeveniment a més de 2-3 grups - es llegeix com a spam.

4. Gestionar les Confirmacions

La gent es marca Hi vaig / Potser hi vaig / No hi vaig a l'Esdeveniment de WhatsApp. Vigila els números si la capacitat importa per a la teva logística.
Permet acompanyants per defecte. Restringeix-los només si tens un límit de capacitat estricte (una pista reservada, un local amb entrada, un nombre fix de places) - el criteri per defecte hauria de ser com més millor.
Si no hi ha diners de per mig, espera baixes. Una part de la gent que va marcar "Hi vaig" simplement no es presentarà el dia de l'esdeveniment - això és normal en un esdeveniment gratuït i informal, no un senyal que alguna cosa hagi anat malament. No t'ho prenguis com una cosa personal ni vagis al darrere de la gent per això.
Planifica els teus números amb marge, no al límit. Dona per fet que alguna gent no vindrà, alguna arribarà tard i alguna marxarà abans - no reservis, ni prometis res (un recompte a un local, una mida mínima de grup) just en el teu total real de confirmacions.
Si alguna cosa es reserva en nom teu (una pista, una taula de billar, entrades, una taula en un local), cobra per endavant, abans de l'esdeveniment, no el mateix dia. Els diners són el que realment converteix un "Hi vaig" en un compromís real - una confirmació de WhatsApp sola no ho fa. Aquesta és la mateixa regla que ja es fa servir per a les sessions de pàdel de pagament ("un jugador només està confirmat quan ha pagat
- un sí a WhatsApp no compta").

5. Gestionar els Diners

Keep Calm no té una mecànica única i fixa per cobrar diners en esdeveniments puntuals - avançar el cost i demanar-lo després per Bizum, repartir-lo a parts iguals en efectiu el mateix dia, o que cada persona pagui directament al local poden ser totes opcions correctes segons l'esdeveniment. Tria el que sigui més senzill per a aquest cas concret, però mantén dues coses constants:

Indica com i quan ha de pagar la gent a la descripció de l'esdeveniment, perquè ningú hagi d'endevinar-ho el dia de l'esdeveniment (vegeu el pas 1 - aquest és el detall darrere de l'estimació de cost que ja has publicat).
Treu la recollida dels diners del grup principal. Crea un petit grup de WhatsApp ad hoc només amb les persones que deuen diners, en lloc de reclamar pagaments al xat obert de l'esdeveniment. Així es manté el "ha pagat ja en/na X?" allunyat de qui no hi està implicat, i resulta molt menys incòmode per a qui vagi amb el pagament pendent. Tanca o abandona el grup un cop tothom hagi liquidat.

Plantilla: full d'inscripció numerat al xat

Per a un esdeveniment petit, amb capacitat limitada i de pagament, on un formulari complet de Google sembla excessiu, publicar la inscripció com un únic missatge amb una llista numerada funciona bé: tothom pot veure exactament quantes places queden i qui encara ha de pagar, sense un formulari o full de càlcul a part.

🌅 KEEP CALM [EVENT NAME] 🌅

Hi @all! [ORGANISER] has arranged [one-line description of the event and venue].

📍 [VENUE]
📅 [DATE]
🕖 [MEET-UP TIME] meet-up & registration, [START TIME] [activity starts]
💶 [PRICE] per person (normal rate is [STANDARD PRICE])
🎟️ [NUMBER] spots only - first come, first served once paid
🏄 All abilities welcome, no experience needed - it's a guided session
🍻 Drinks/hangout after for anyone who fancies it

👉 HOW TO JOIN: Copy this whole message, add your name and then put a ✅ next to your name once paid!
💳 PAY HERE: [PAYMENT LINK] (write your FULL NAME as the payment reference)
⚠️ It's first come, first served

1. [Your name]
2. ...
[continue up to your capacity limit]

Com funciona a la pràctica:

Qui vulgui una plaça copia el missatge complet i el torna a publicar afegint el seu nom a la següent línia lliure
Un cop pagat, aquesta persona (o qui organitza) afegeix un ✅ al costat del seu nom
Qui organitza pot veure d'un cop d'ull, en temps real, exactament quantes places confirmades i pagades queden, sense necessitat d'un seguiment a part
Un cop totes les línies estiguin plenes i marcades, l'esdeveniment és ple; còpies posteriors del missatge amb un nom afegit passat el límit no compten. Demana a qui arribi tard que comenti el seu interès per tenir una llista d'espera per si hi ha baixes

Quan fer servir això en lloc d'un formulari de Google: capacitat petita (aproximadament per sota de 25-30), un preu únic i senzill, i un enllaç de pagament que admeti una referència de text lliure (per poder aparellar els pagaments amb els noms). Per a alguna cosa més gran, o que necessiti recollir més informació (requisits dietètics, talla de samarreta, contacte d'emergència), fes servir un formulari en lloc d'això, vegeu hiking/planning.md pas 6 per a aquesta plantilla.

Això tracta sobre la teva mecànica com a organitzador/a - per a les normes de cara al participant (què deu algú si es dona de baixa, condicions de reemborsament, etc.) vegeu Pagaments, Reemborsaments i Cancel·lació.

6. Aconseguir que es fixi

Un cop publicat el teu esdeveniment, demana a un admin (a Keep Calm Moderators o Keep Calm Organisers - etiqueta'n un directament en lloc de publicar i esperar que algú se n'adoni) que el fixi. Fixar és una acció d'admin, i és temporal: l'admin el fixa durant els dies previs a l'esdeveniment i el desfixa un cop passat, perquè els missatges fixats no s'acumulin al grup amb el temps.

7. El dia de l'esdeveniment

Arriba d'hora, sigues visible, dona la benvinguda a la gent a mesura que arriba.
Fes un recompte si importa per a la logística (pistes, capacitat, transport).
Espera dispersió, no un inici i final nets. La gent arribarà tard i marxarà abans, especialment en esdeveniments gratuïts o informals - reserva qualsevol cosa que necessiti tothom present (una foto de grup, un anunci) per a un moment de calma natural a mig esdeveniment en lloc de l'hora oficial d'inici.
Porta un registre d'assistència senzill. Anota qui ha vingut realment, no només quants - la llista de "Hi vaig" de WhatsApp marcada a mesura que arriba la gent és suficient, o noms apuntats al teu mòbil. Això és el que realment alimenta el seguiment d'activitat de la comunitat; les confirmacions per si soles no diuen qui ha vingut de debò.
Fes una foto de grup - és la manera més fàcil de cobrir el pas 8.
Gestiona-ho si els plans canvien el mateix dia (retard, problema de local, temps) - publica una actualització al mateix grup on ho vas anunciar.

8. Després de l'esdeveniment

Envia un missatge de resum fent servir la Plantilla de Resum Post-Esdeveniment al grup(s) on vas publicar. Ja cobreix:

Agrair als assistents i coamfitrions/ajudants
Demanar a la gent que comparteixi fotos/vídeos, etiqueti @keepcalmbarcelona i faci servir #keepcalmbarcelona a Instagram perquè el compte de la comunitat ho pugui republicar
Un enllaç al formulari d'opinió
Què ve després, si hi ha algun seguiment planejat

Tres coses a fer de debò, sense deixar-les a l'atzar:

Envia l'enllaç del formulari d'opinió al resum. Prepara'n un fins i tot per a un esdeveniment petit/informal - és la principal manera com sabem què millorar, i saltar-se'l "perquè és informal" és com deixem d'aprendre dels esdeveniments.
Publica fotos al grup com a part del resum, fins i tot abans que les enviï la gent assistent - marca el to i dona a la gent un motiu per afegir les seves.
Publica a Instagram tu mateix/a. No depenguis només que la gent assistent etiqueti @keepcalmbarcelona per a una republicació - puja una publicació amb les teves pròpies fotos (o passa-les a qui porti el compte) perquè cada esdeveniment quedi cobert, no només aquells on algú ens va etiquetar per casualitat.
Envia el teu registre d'assistència a Keep Calm Organisers. Publica la llista de qui ha vingut realment (del pas 7) al grup perquè el Core Team ho pugui registrar per al seguiment d'activitat de tota la comunitat - vegeu Dades i Privadesa per saber com es gestionen les dades d'assistència.

Els drames passen - protegeix-te

Tot esdeveniment té una mica d'això: baixes d'última hora, arribades tardanes, gent que marxa abans, algú descontent per alguna cosa menor. Això és normal, no un senyal que hagis fet alguna cosa malament.

Espera-t'ho, no t'ho prenguis com una cosa personal. Que una part de les confirmacions de "Hi vaig" no es presentin, o que la gent es vagi dispersant abans, és normal en un esdeveniment gratuït o informal - vegeu Normes de l'Esdeveniment per saber com es gestionen les absències persistents. Aquest és el sistema de la comunitat per aplicar-ho, no una cosa que hagis de vigilar tu mateix/a.
No ets personalment responsable dels diners d'altres persones. Si algú no paga la seva part, això ho cobreix Pagaments, Reemborsaments i Cancel·lació
- no avancis tu el dèficit, i un parell de recordatoris raonables és prou insistència.
No has d'arbitrar conflictes en solitari. Si les persones assistents xoquen, o el comportament d'algú és un problema, vegeu Gestionar Problemes i escala-ho a Queixes i Reclamacions en lloc de resoldre-ho sol/a al grup obert.
Pots dir que no. Si una petició (un reemborsament, una incorporació tardana, un favor especial) no et sembla raonable, és correcte rebutjar-la - ets una persona voluntària, no un servei.

Com organitzar un esdeveniment