Última actualización 28 de agosto de 2026

Esta es una traducción producida por IA del original en inglés, ofrecida por comodidad; no ha recibido una revisión humana independiente. Nota: los mensajes de ejemplo listos para copiar y pegar se han dejado en inglés, ya que Keep Calm funciona en inglés como comunidad y esos mensajes están pensados para publicarse tal cual.

Cómo Organizar un Evento de Keep Calm

Un esquema paso a paso para llevar un evento de Keep Calm desde cero, sin necesitar que un admin lo haga por ti. Si estás asumiendo el rol de Organizador/a para un evento puntual (social, prueba de un deporte, excursión, etc.), este es tu manual. ¿Llevas en cambio un deporte semanal recurrente? Ver la Guía de Organizadores/as.

Quién puede organizar

Cualquiera en Keep Calm Core o Ayudantes puede organizar un evento. No hace falta ser admin de ningún grupo de WhatsApp para hacerlo - ver el paso de fijar el mensaje más abajo para saber qué hacer si no lo eres.

¿Aún no estás en ninguno de los dos grupos? Incorporación de Ayudantes es la forma más fácil de entrar - una petición puntual, sin compromiso continuado, y las personas organizadoras ya existentes están encantadas de coorganizar tu primer evento contigo si prefieres no hacerlo en solitario.

1. Antes de publicar nada

Elige actividad, fecha, hora y ubicación.
Consulta con los admins en Keep Calm Organisers antes de publicar en ningún otro sitio. Es tarea de los admins comprobar tu fecha/hora propuesta contra todo lo demás ya planeado y avisar de cualquier choque - no confíes en detectar tú mismo/a un conflicto. Este es también un buen momento para ver si alguien quiere ayudar o coorganizar. Organizar en solitario es más difícil de lo necesario.
Decide si esto necesita un límite de plazas o pago (por ejemplo, reserva de pista, local con entrada). Si es así, necesitarás un formulario de Google o similar para inscripciones (ver hiking/planning.md paso 6 para una plantilla). Si no, un Evento de WhatsApp normal con confirmación de "Voy" es suficiente, sin necesidad de formulario.
No te sobrecargues, y dilo desde el principio. Calcula más o menos cuánto de tu propio tiempo va a llevar esto de verdad (planificación, seguimiento de confirmaciones, gestión el mismo día) antes de comprometerte, y busca a alguien que coorganice contigo en lugar de estirarte demasiado. Haz lo mismo con las personas asistentes: indica el coste aproximado por persona, aunque sea una estimación, en tu primer mensaje - no dejes que la gente se apunte asumiendo que es gratis y se entere de lo contrario más tarde.

2. Crear el Evento de WhatsApp

Usa la función integrada de WhatsApp Crear Evento (en el grupo correspondiente: nombre del grupo -> el icono +/adjuntar o info del grupo -> Crear Evento). Rellena:

Nombre del evento - corto y claro, por ejemplo "Vóley Playa del Domingo". Esta es la línea que aparece en la vista previa del mensaje fijado en la parte superior del chat, así que tiene que tener sentido por sí sola, sin más contexto: incluye la actividad y el día/fecha, no confíes en que la gente abra la publicación completa para entender de qué se trata.
Fecha y Hora de inicio
Ubicación - un enlace de mapa fijado si no es obvia
Descripción - qué esperar, qué llevar, el coste si lo hay, y un enlace al formulario de inscripción si usas uno
Foto - adjunta siempre una. Idealmente una foto real de una edición anterior de esta actividad (la prueba social de gente pasándolo bien de verdad gana siempre a un gráfico genérico o una imagen de stock).

Ver social/annual_celebration/whatsapp_event.md para un ejemplo ya rellenado.

Si no puedes crear un Evento (algunos grupos restringen esto a los admins), publica los mismos detalles como mensaje normal, o pide en Keep Calm Organisers que un admin lo cree por ti y te añada como coanfitrión/a si WhatsApp lo permite para ese grupo. Si publicas como mensaje normal, se aplica la misma regla: la primera línea es lo que aparece en la vista previa del mensaje fijado, así que empieza con la versión clara e independiente del nombre del evento, no con un saludo o un "hola a todos".

3. Dónde publicarlo

Publica en el grupo principal de la actividad (ver whatsapp-groups.md para la lista completa).
Publícalo también en Keep Calm Social si está abierto a toda la comunidad y no solo a las personas habituales de una actividad.
No publiques el mismo evento en más de 2-3 grupos - se lee como spam.

4. Gestionar las Confirmaciones

La gente se marca Voy / Puede que vaya / No voy en el Evento de WhatsApp. Vigila los números si la capacidad importa para tu logística.
Permite acompañantes por defecto. Restríngelos solo si tienes un límite de capacidad estricto (una pista reservada, un local con entrada, un número fijo de plazas) - el criterio por defecto debería ser cuantos más, mejor.
Si no hay dinero de por medio, espera bajas. Una parte de la gente que marcó "Voy" simplemente no se presentará el día del evento - eso es normal en un evento gratuito e informal, no una señal de que algo haya ido mal. No te lo tomes como algo personal ni vayas detrás de la gente por ello.
Planifica tus números con margen, no al límite. Da por hecho que alguna gente no vendrá, alguna llegará tarde y alguna se irá antes - no reserves, ni prometas nada (un recuento a un local, un tamaño mínimo de grupo) justo en tu total real de confirmaciones.
Si algo se está reservando en tu nombre (una pista, una mesa de billar, entradas, una mesa en un local), cobra por adelantado, antes del evento, no el mismo día. El dinero es lo que realmente convierte un "Voy" en un compromiso real - una confirmación de WhatsApp sola no lo hace. Esta es la misma regla que ya se usa para las sesiones de pádel de pago ("un jugador solo está confirmado cuando ha pagado - un sí en WhatsApp no cuenta").

5. Gestionar el Dinero

Keep Calm no tiene una mecánica única y fija para cobrar dinero en eventos puntuales - adelantar el coste y pedirlo luego por Bizum, repartirlo a partes iguales en efectivo el mismo día, o que cada persona pague directamente al local pueden ser todas opciones correctas según el evento. Elige lo que sea más sencillo para ese caso concreto, pero mantén dos cosas constantes:

Indica cómo y cuándo debe pagar la gente en la descripción del evento, para que nadie tenga que adivinarlo el día del evento (ver el paso 1 - este es el detalle que hay detrás de la estimación de coste que ya has publicado).
Saca la recogida del dinero del grupo principal. Crea un pequeño grupo de WhatsApp ad hoc solo con las personas que deben dinero, en lugar de reclamar pagos en el chat abierto del evento. Así se mantiene el "¿ha pagado ya X?" alejado de quienes no están implicados, y resulta mucho menos incómodo para quien vaya con el pago pendiente. Cierra o abandona el grupo una vez que todo el mundo haya liquidado.

Plantilla: hoja de inscripción numerada en el chat

Para un evento pequeño, con capacidad limitada y de pago, donde un formulario completo de Google parece excesivo, publicar la inscripción como un único mensaje con una lista numerada funciona bien: todo el mundo puede ver exactamente cuántas plazas quedan y quién todavía tiene que pagar, sin un formulario o una hoja de cálculo aparte.

🌅 KEEP CALM [EVENT NAME] 🌅

Hi @all! [ORGANISER] has arranged [one-line description of the event and venue].

📍 [VENUE]
📅 [DATE]
🕖 [MEET-UP TIME] meet-up & registration, [START TIME] [activity starts]
💶 [PRICE] per person (normal rate is [STANDARD PRICE])
🎟️ [NUMBER] spots only - first come, first served once paid
🏄 All abilities welcome, no experience needed - it's a guided session
🍻 Drinks/hangout after for anyone who fancies it

👉 HOW TO JOIN: Copy this whole message, add your name and then put a ✅ next to your name once paid!
💳 PAY HERE: [PAYMENT LINK] (write your FULL NAME as the payment reference)
⚠️ It's first come, first served

1. [Your name]
2. ...
[continue up to your capacity limit]

Cómo funciona en la práctica:

Quien quiera una plaza copia el mensaje completo y lo vuelve a publicar añadiendo su nombre en la siguiente línea libre
Una vez pagado, esa persona (o quien organiza) añade un ✅ junto a su nombre
Quien organiza puede ver de un vistazo, en tiempo real, exactamente cuántas plazas confirmadas y pagadas quedan, sin necesidad de un seguimiento aparte
Una vez que todas las líneas estén completas y marcadas, el evento está lleno; copias posteriores del mensaje con un nombre añadido pasado el límite no cuentan. Pide a quien llegue tarde que comente su interés para tener una lista de espera por si hay bajas

Cuándo usar esto en lugar de un formulario de Google: capacidad pequeña (aproximadamente por debajo de 25-30), un precio único y sencillo, y un enlace de pago que admita una referencia de texto libre (para poder emparejar los pagos con los nombres). Para algo más grande, o que necesite recoger más información (requisitos dietéticos, talla de camiseta, contacto de emergencia), usa un formulario en su lugar, ver hiking/planning.md paso 6 para esa plantilla.

Esto trata sobre tu mecánica como organizador/a - para las normas de cara al participante (qué debe alguien si se da de baja, condiciones de reembolso, etc.) ver Pagos, Reembolsos y Cancelación.

6. Conseguir que se fije

Una vez publicado tu evento, pide a un admin (en Keep Calm Moderators o Keep Calm Organisers - etiqueta a uno directamente en lugar de publicar y esperar que alguien se dé cuenta) que lo fije. Fijar es una acción de admin, y es temporal: el admin lo fija durante los días previos al evento y lo desfija una vez pasado, para que los mensajes fijados no se vayan acumulando en el grupo con el tiempo.

7. El día del evento

Llega pronto, sé visible, da la bienvenida a la gente a medida que llega.
Haz un recuento si importa para la logística (pistas, capacidad, transporte).
Espera dispersión, no un inicio y final limpios. La gente llegará tarde y se irá antes, especialmente en eventos gratuitos o informales - reserva cualquier cosa que necesite a todo el mundo presente (una foto de grupo, un anuncio) para un momento de calma natural a mitad del evento en lugar de la hora oficial de inicio.
Lleva un registro de asistencia sencillo. Anota quién ha venido realmente, no solo cuántos - la lista de "Voy" de WhatsApp marcada según va llegando la gente es suficiente, o nombres apuntados en tu móvil. Esto es lo que realmente alimenta el seguimiento de actividad de la comunidad; las confirmaciones por sí solas no dicen quién ha venido de verdad.
Haz una foto de grupo - es la forma más fácil de cubrir el paso 8.
Gestiónalo si los planes cambian el mismo día (retraso, problema de local, tiempo) - publica una actualización en el mismo grupo donde lo anunciaste.

8. Después del evento

Envía un mensaje de resumen usando la Plantilla de Resumen Post-Evento en el grupo(s) donde publicaste. Ya cubre:

Agradecer a asistentes y coanfitriones/ayudantes
Pedir a la gente que comparta fotos/vídeos, etiquete a @keepcalmbarcelona y use #keepcalmbarcelona en Instagram para que la cuenta de la comunidad pueda republicarlo
Un enlace al formulario de opinión
Qué viene después, si hay algo planeado como seguimiento

Tres cosas que hacer de verdad, sin dejar al azar:

Envía el enlace del formulario de opinión en el resumen. Prepara uno incluso para un evento pequeño/informal - es la principal forma en que sabemos qué mejorar, y saltárselo "porque es informal" es cómo dejamos de aprender de los eventos.
Publica fotos en el grupo como parte del resumen, incluso antes de que las envíe la gente asistente - marca el tono y da a la gente un motivo para añadir las suyas.
Publica en Instagram tú mismo/a. No dependas solo de que la gente asistente etiquete a @keepcalmbarcelona para una republicación - sube una publicación con tus propias fotos (o pásaselas a quien lleve la cuenta) para que cada evento quede cubierto, no solo aquellos donde alguien nos etiquetó por casualidad.
Envía tu registro de asistencia a Keep Calm Organisers. Publica la lista de quién ha venido realmente (del paso 7) en el grupo para que el Core Team pueda registrarlo para el seguimiento de actividad de toda la comunidad - ver Datos y Privacidad para saber cómo se gestionan los datos de asistencia.

Los dramas pasan - protégete

Todo evento tiene algo de esto: bajas de última hora, llegadas tarde, gente que se va antes, alguien descontento por algo menor. Eso es normal, no una señal de que hayas hecho algo mal.

Espéralo, no te lo tomes como algo personal. Que una parte de las confirmaciones de "Voy" no se presenten, o que la gente se vaya dispersando antes, es normal en un evento gratuito o informal - ver Normas del Evento para saber cómo se gestionan las ausencias persistentes. Ese es el sistema de la comunidad para aplicarlo, no algo que tengas que vigilar tú mismo/a.
No estás personalmente a cargo del dinero de otras personas. Si alguien no paga su parte, eso lo cubre Pagos, Reembolsos y Cancelación
- no adelantes tú el déficit, y un par de recordatorios razonables es suficiente insistencia.
No tienes que arbitrar conflictos en solitario. Si las personas asistentes chocan, o el comportamiento de alguien es un problema, ver Gestionar Problemas y escalarlo a Quejas y Reclamaciones en lugar de resolverlo solo/a en el grupo abierto.
Puedes decir que no. Si una petición (un reembolso, una incorporación tardía, un favor especial) no te parece razonable, está bien rechazarla - eres una persona voluntaria, no un servicio.

Cómo organizar un evento